Implementar la automatización de procesos en una empresa no es algo relativamente nuevo, desde hace ya casi 45 años empresas como IBM implementan sistemas operativos que gestionan correctamente los recursos del sistema. En la actualidad, implementar herramientas digitales dentro de una organización, empresa o incluso emprendimiento se ha vuelto una necesidad debido a la constante evolución tecnológica que caracteriza el siglo XXI. 

Si se cuentan con las herramientas correctas, aplicar un plan de automatización de procesos puede ser bastante fácil, sencillo y pueden aportar múltiples beneficios a sus usuarios. Entre los principales beneficios que la automatización brinda están:  reducción de costos, aumento de la productividad, disponibilidad, confiabilidad y rendimiento. Esto no solo beneficia a los colaboradores de la empresa, quienes podrán alivianar su carga laboral, sino que también ofrece una mejor experiencia a los clientes quienes podrán experimentar una atención más ágil y personalizada. 

Como primer punto, es importante entender que las tecnologías aplicadas a una empresa no están pensadas para reemplazar al personal, sino más bien para apoyarlos en sus tareas diarias. Un ejemplo de ello es la gestión del tiempo, en muchas ocasiones las tareas manuales suelen volverse engorrosas y difíciles de terminar. Automatizando procesos se pueden manejar documentos, bases de datos y otros archivos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Además, dentro de este proceso se pueden activar recordatorios automáticos que fomentarán el cumplimiento eficiente de las tareas. 

Pasos para iniciar la automatización de procesos:

1. Identificar los procesos: El primer paso para automatizar un proceso es identificar cuáles son los procesos que se pueden automatizar y cuáles son los que no.
2. Analizar los procesos: Una vez identificados los procesos, es necesario analizarlos para determinar las áreas de oportunidad y las tareas que se pueden automatizar.
3. Seleccionar la herramienta adecuada: Existen muchas herramientas disponibles para automatizar los procesos, por lo que es importante seleccionar la que mejor se adapte a las necesidades de la empresa.
4. Implementar la automatización: Una vez seleccionada la herramienta, es necesario implementarla en la empresa. Es importante asegurarse de que todos los colaboradores estén capacitados para usarla.
5. Monitorear y mejorar: Una vez implementada la automatización, es importante monitorear los procesos para asegurarse de que están funcionando correctamente y tomar medidas para mejorarlos si es necesario.

Según una encuesta global realizada por la empresa desarrolladora de software en Estados Unidos, UiPath el 71% de los trabajadores se sienten “felices” asumiendo sus funciones con la automatización.  Este estudio revela cómo la fuerza laboral mundial se está dando cuenta gradualmente del potencial de la automatización como un aliado en lugar de una amenaza.

“La automatización se ha convertido en uno de los pilares fundamentales de muchísimas empresas en todo el mundo. No solo resulta cómoda al convertir procesos mecánicos y tediosos en algo del pasado, sino que permite impulsar la productividad de forma notoria” – Óscar Plaza, Country Manager de Contífico.

En el mercado existen diferentes softwares que pueden ser aplicados a distintos ámbitos de la empresa dependiendo de sus necesidades. Permite ahorrar tiempo, reduce el error humano y hace que los colaboradores sean más felices al reemplazar las actividades poco creativas. Un ejemplo de ello es la automatización de procesos contables. En tiempos pasados los contadores tenían que pasar largas horas buscando y registrando documentos físicos, con un software contable como Contífico se puede facturar electrónicamente, ver reportes financieros y ventas, tener la contabilidad al día, todo en un software adaptado a al presupuesto del usuario  y se encuentra actualizado de acuerdo con la normativa más reciente del SRI.

Sin lugar a duda, la automatización de procesos aporta un valor intangible para cualquier organización. La confiabilidad, disponibilidad, productividad, el rendimiento y la reducción de costos son razones poderosas para que toda empresa, organización o emprendimiento empiece a adoptar una soluci